REGISTRO Y DOCUMENTACIÓN DE OPERACIONES.- Todas las entidades religiosas están obligadas a registrar y documentar sus operaciones y transacciones económicas, estén o no gravadas por el Impuesto a la Renta de Actividades, Comerciales Industriales o de Servicios - IRACIS, de acuerdo a lo siguiente:
1. Las entidades religiosas que realizan actividades gravadas por el IRACIS están obligadas a llevar registros contables, debiendo adecuarse a las disposiciones contenidas en la Ley del Comerciante y otras disposiciones aplicables, según corresponda; en estos casos, la entidad deberá registrar de manera integra todas las operaciones realizadas discriminando aquellas gravadas de las no gravadas o exentas.
Las entidades religiosas que no realizan actividades gravadas por el IRACIS o que, haciéndolo, opten por el Régimen Simplificado establecido por el Art. 79 del Reglamento anexo al Decreto 6359 de 13 de septiembre de 2005, solamente estarán obligadas a registrar sus ingresos y egresos en un libro, rubricado por Escribano Público, cuyo formato se anexa a la presente resolución formando parte de la misma. En el mismo se consignarán la fecha de la operación, el concepto o detalle, el número de comprobante, su valor y las observaciones correspondientes debiendo discriminar sus operaciones gravadas de las no gravadas o exentas, en el caso de aquellas que opten por el régimen simplificado, mediante la especificación de las tasas, en cuyo caso, tratándose de operaciones exentas deberá consignar tasa cero, o en su defecto omitir cualquier especificación.
En todos los casos, los registros señalados deberán estar respaldados por las respectivas documentaciones. Tanto los registros como sus documentos de respaldo deberán ser conservados por la entidad durante el término de la prescripción del Impuesto.
2. Las entidades religiosas deberán expedir los documentos correspondientes, por sus ingresos, sean estos gravados o no por el IRACIS, conforme a:
a) Las normas generales que rigen el timbrado y uso de comprobantes de venta, documentos complementarios, notas de remisión y comprobantes de retención, y;
b) las disposiciones que regulan la deducción de donaciones en la imposición a los ingresos, en cuya aplicación, por toda donación que reciban, las entidades religiosas deben expedir al donante un recibo en el que conste el monto o valor y el destino de lo donado y recabar del donante, cuando se trate de bienes tangibles, el comprobante de venta correspondiente, no siendo necesario en caso alguno que la entidad religiosa beneficiaria de la donación esté previamente reconocida por la Administración Tributaria como institución de asistencia social, educativa, cultural, de caridad o de beneficencia. Cuando los donantes sean de difícil individualización por tratarse de colectas públicas o similares, la entidad beneficiaria emitirá el referido recibo a nombre de una persona encargada de su captación, precisándose claramente esta situación en el campo correspondiente al concepto de la operación. Las entidades religiosas están obligadas a brindar información a la Administración Tributaria, cuando ésta lo requiera, acerca de las donaciones recibidas, incluyendo la relación de los donantes y de los montos y bienes recibidos.
3. Por la adquisición de bienes o contratación servicios, las entidades religiosas deberán contar con el comprobante correspondiente, conforme a las normas generales que rigen el timbrado y uso de comprobantes de venta, documentos complementarios, notas de remisión y comprobantes de retención.
Las donaciones que realicen las entidades religiosas, cuando estas donaciones estén financiadas con recursos gravados por el IRACIS, están sujetas a las disposiciones del Art. 41 del Reglamento anexo al Decreto 6359 de 13 de septiembre de 2005.
Las donaciones que realicen estas entidades con recursos exentos o no gravados por el IRACIS se documentarán solamente con un recibo que debe ser expedido por el beneficiario de la donación, en el que conste el monto o valor y el destino de lo donado, no siendo exigible el registro o reconocimiento previo del beneficiario por la Administración Tributaria. Cuando los beneficiarios de estas donaciones sean de difícil individualización por tratarse de entregas colectivas, públicas o similares, así como en los casos en que la entidad religiosa actúe simplemente como intermediaria a título gratuito en la provisión de bienes a grupos colectivos de personas físicas cuando los receptores de tales bienes sean de difícil individualización por su cantidad o dispersión, la entidad donante respaldará la operación con un recibo a ser expedido y suscrito por un persona designada por la autoridad de la entidad religiosa como encargada de la entrega de lo donado a los beneficiarios de la donación o de los bienes intermediados a sus destinatarios, precisándose claramente esta situación en el campo correspondiente al concepto de la operación.
